Kommunikationstools

3 Kommunikationstools, die dein Team braucht

von Sabrina Rückeshäuser, am 05. Oktober 2017

Arbeiten in Teams ist etwas Tolles. Doch ohne eine gute Organisationsstruktur wird die Kommunikation im besten Team schnell zur Herausforderung. Ein volles E-Mail-Postfach oder ein Haufen Post-it's am Laptop können einen kurzerhand in den Wahnsinn treiben.

Effizienter funktioniert die Kommunikation mit den passenden Tools. Wir stellen unsere Favoriten vor.

Slack

Eines der bekanntesten und besten Kommunikationstools für Teams ist bestimmt Slack. Slack ist in der Start-up-Szene groß geworden und wird mittlerweile von Unternehmen wie Airbnb, IBM oder der Los Angeles Times verwendet. Grob gesagt ist Slack ein Echtzeit-Team-Chat mit vielen nützlichen Funktionen. Neben privaten Nachrichten gibt es auch sogenannte #Channels, die für die Kommunikation im ganzen Team verwendet werden können. So kann es beispielsweise einen Channel für das Sales-Team, einen für ein Website-Projekt und einen für allgemeine Themen geben. Die Channels können entweder privat (nur für bestimmte Personen sichtbar) oder öffentlich (für das ganze Team sichtbar) sein. Slack eignet sich großartig, um schnell Antworten von den TeamkollegInnen zu bekommen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten.

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In Slack sind mittlerweile auch Videoanrufe möglich, die oftmals besser funktionieren als bei anderen Services. Was bei Slack besonders ist, sind die vielen Möglichkeiten es mit anderen Services wie Google Drive, Salesforce oder Trello zu verbinden. Slack ist in der Basis-Ausführung gratis. Möchte man jedoch Gruppenanrufe, mehr Storage oder zum Beispiel externen Personen Zugang zu Slack geben, sollte man zur bezahlten Version upgraden.

Ein Nachteil von Slack ist, dass AdministratorInnen Nachrichtenverläufe exportieren können und auch Einsicht erhalten, welche Personen im Team die meisten Nachrichten verfassen. Slack geriet dafür auch negativ in die Schlagzeilen. Herrscht im Team jedoch eine solide Vertrauensbasis, bietet sich das Tool zur innerbetrieblichen Kommunikation an.

Pro:

+ Weniger Meetings
+ Schnelle Antworten
+ Gratis Basisfunktionen
+ Die gesamte Teamkommunikation in einem Tool

Contra:

– Datensicherheit: AdministratorInnen können private Nachrichten einsehen

Trello

Geht es um Projektplanung, ist Trello zurecht ein Begriff. Teams und Einzelpersonen nutzen das Tool zur Organisation diverser Vorhaben. Durch die vielen Möglichkeiten, die Trello bietet, kann man es für viele verschiedene Dinge verwenden – von der Social-Media-Planung über die Darstellung eines Sales Funnels bis hin zum Onboarding für neue Teammitglieder. Allgemein besteht Trello aus sogenannten "Boards". Diese Boards können ganz nach den Bedürfnissen deines Teams gestaltet werden.

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Auf den Boards können verschiedene Listen/Spalten angelegt werden. In diesen Spalten gibt es Karten mit verschiedenen To-dos. Diese Karten können bestimmten Personen mit Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Außerdem können auf diesen Karten auch Checklisten, Bilder und Kommentare hinzugefügt werden. Die Anzahl der Boards, Listen und Karten ist grenzenlos. Dadurch können neben den Work Boards auch private Boards als beispielsweise Wochenplaner, Essensplan oder Workout-Plan angelegt werden.

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Trello ist ebenfalls ein kostenloses Tool. Wenn man jedoch Zusatzfunktionen, sogenannte "Power-ups" wie eine Dropbox-, Slack- oder Mailchimp-Einbindung möchte, kostet Trello 10 € pro User pro Monat. Für eine einfache Nutzung reicht jedoch die Gratisversion vollkommen aus.

Pro:

+ Einfaches und flexibles Projektmanagement
+ Weniger Meetings
+ Gratis Basisfunktionen

Contra:

– Für manche komplexe Projekte nicht mehr geeignet

Dropbox

Jetzt kommen wir zu dem Tool, das vermutlich am wenigsten Erklärung benötigt. Dropbox gibt es seit 2007 und es hat sich neben Google Drive zu dem Standard für Daten-Hosting in der Cloud entwickelt. Egal ob für persönliches oder Team-Datenmanagement, Dropbox ist einfach zu benutzen und ist für jeden zugänglich.

"Kostenlose Teams sind eine Funktion für Basic- und Plus-Nutzer, die im selben Unternehmen oder an denselben Projekten zusammenarbeiten möchten." – (Dropbox)

Seit 2017 gibt es auch endlich Dropbox Paper, das sich mittlerweile zu einer berechtigten Konkurrenz von Google Docs entwickelt hat. Paper ist ein tolles Tool, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Meetingnotizen zu verfassen und jegliche Art von Datei in ein Dokument einzubinden. Erst am 4. Oktober hat Dropbox sein buntes Redesign bekanntgegeben. Es ist das erste seit zehn Jahren und dient natürlich auch dazu sich vom Mitbewerb abzuheben.

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Auf der Web-App selbst hat sich nicht viel verändert. Ob das Redesign bei den Nutzern gut ankommt, wird sich zeigen.

Pro:

+ Einfaches Speichern und "Sharen" von Daten
+ Arbeiten in Teams
+ Dropbox Paper
+ Sicherheit: Löschen des Dropboxfolders wenn ein Gerät gestohlen wird
+ Zwei-Faktor-Authentisierung

Contra:

– Limitierte Datenmenge (4,75 GB) / Dropbox Plus kostet ca. 100€/Jahr

Was sind deine Lieblingstools für die Kommunikation im Team? Lass es uns wissen! Schreib uns auf Facebook oder Twitter!

Fotocredits: trello.com, slack.com, dropbox.com, unsplash.com

Sabrina Rückeshäuser

Digital Marketing Manager