Richtig Feedback geben und annehmen

In unserem Arbeitsalltag sind wir oft mit Situationen konfrontiert, in denen wir Feedback geben oder annehmen sollen. Wir haben uns angesehen, wofür Feedback eigentlich gut ist und wie man mithilfe des Konzepts der Gewaltfreien Kommunikation Lob oder Kritik konstruktiv weitergeben oder empfangen kann.

Warum ist Feedback wichtig?

Seit der Schulzeit sind wir daran gewöhnt, ständig beurteilt zu werden. Durch die Benotung unserer Aufsätze, Schularbeiten und schließlich der Abschlussprüfung haben wir stets direktes Feedback auf unsere abgelieferten Leistungen bekommen – in Form von Noten.

Auch das Studium basiert auf diesem System. Wer positive Prüfungen ablegt, kommt irgendwann zu seinem Abschluss. Der Eintritt in den Berufsalltag kann in dieser Hinsicht eine Umstellung sein, weil die erbrachten Leistungen nicht wie zuvor mit dem Rotstift korrigiert und am nächsten Tag zurückgegeben werden. Die Rückmeldungen, wie wir uns im Job machen, bekommen wir in Form von Feedback von Vorgesetzten oder KollegInnen, sei es zwischendurch oder im Jahresabschlussgespräch.

Dies hat den Zweck, Leistungen zu reflektieren, zu motivieren aber auch Kritik zu äußern. Im Feedbackgespräch können auch Veränderungen thematisiert, Konflikte angesprochen und Erfolge herausgestrichen werden. Wer im Job nur vor sich hin arbeitet und zwar jeden Monat Gehalt überwiesen bekommt, aber niemals eine Rückmeldung, ob er/sie gute Arbeit leistet und wie er/sie sich vielleicht noch verbessern könnte, wird früher oder später unmotiviert ins Büro gehen.

Gute Führungspersönlichkeiten sollten deshalb wissen, wann und wie sie Feedback geben und nicht den Fehler der Kommunikationsunfähigkeit machen.

Gewaltfreie Kommunikation

Das Konzept der Gewaltfreien Kommunikation gibt uns Werkzeuge an die Hand, mit deren Hilfe wir ein konstruktives Feedbackgespräch führen können. Es wurde vom klinischen Psychologen Marshall Rosenberg (1934-2015) entwickelt und soll dabei helfen ...

• Gefühle und Bedürfnisse auszudrücken, ohne GesprächspartnerInnen zu beschuldigen oder zu kritisieren;
• Bitten klar zu formulieren, ohne anderen zu drohen, sie zu manipulieren oder zu erpressen;
• Vorwürfe, Kritik und Forderungen nicht persönlich zu nehmen, sondern durch mitfühlendes Hören zu klären, welche unerfüllten Bedürfnisse dahinterstehen;
• eigene Anliegen auszudrücken, ohne die Beziehung zum anderen zu gefährden – und somit die Chance zu erhöhen, das zu bekommen, was wir wirklich wollen. (Quelle: gewaltfrei.at)

Die Gewaltfreie Kommunikation ist ein Kommunikations- und Konfliktlösungsprozess, der in seinem Grundmodell vier Schritte vorsieht:

1. Die Beobachtung beschreibt eine Handlung, ohne sie dabei zu interpretieren oder zu bewerten.
2. Das Gefühl wird von der Beobachtung ausgelöst.
3. Das Bedürfnis steht mit dem Gefühl in Verbindung, z. B. Sicherheit, Verständnis etc.
4. Die Bitte geht aus dem Bedürfnis hervor und möchte eine bestimmte Handlung erfüllt wissen. Sie soll laut Rosenberg in einer „positiven Handlungssprache“ formuliert werden.

Dieses etwas abstrakte Konzept kann mit einem Beispiel aus dem Joballtag ganz einfach dargestellt werden: Ein Mitarbeiter kommt häufig eine halbe Stunde zu spät zu Meetings, woraufhin seine Chefin ihn anspricht: „Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Wochen viermal zu spät zu unserer wöchentlichen Teamsitzung gekommen sind (Beobachtung).

Ich bin darüber verärgert (Gefühl), weil ich mit den Besprechungen gerne pünktlich beginnen möchte, damit wir keine Zeit mit Warten verschwenden (Bedürfnis).

Bitte kommen Sie in Zukunft zu Beginn des Meetings in den Besprechungsraum. Falls es einen bestimmten Grund für Ihre Verhinderung gibt, finden wir dafür sicher eine Lösung (Bitte).“

Feedback geben – Tipps

Der richtige Zeitpunkt: Nach einem Vorfall (positiv oder negativ) sollte mit der Rückmeldung nicht zu lange gewartet werden, gleichzeitig ist es manchmal aber auch nicht gut, sofort damit herauszuplatzen.

4-Augen-Prinzip: Gerade, wenn Kritik geäußert wird, sollte das nicht vor allen KollegInnen passieren.

Die richtige Formulierung: Ich-Botschaften („Ich bin der Meinung, ...“ „Ich habe das Gefühl, ...“) helfen, Verallgemeinerungen vorzubeugen und das Feedback auf einer konstruktiven Ebene zu halten.

Konkret sein und Lösungen aufzeigen: Vage Aussagen sind ebenso wenig hilfreich wie Vorwürfe ohne Auswegsmöglichkeit.

Feedback annehmen – Tipps

Kritik zulassen können: Wer kritisiert wird, sollte sich nicht in Rechtfertigungen verstricken, sondern aktiv zuhören. Bewusste Körpersprache: Verschränkte Arme weisen den/die FeedbackgeberIn ab und verhindern möglicherweise ein erfolgreiches Gespräch.

Nachfragen: Es ist wichtig, die Rückmeldungen auch richtig zu verstehen, daher ist Nachfragen bei Nicht-Verstehen des Feedbacks erlaubt und erwünscht.

Reflektieren: Positives und negatives Feedback sollte auch reflektiert werden. Schreib dir Lob und Kritik auf und versuche, die Rückmeldung zu verstehen und, wenn möglich, geäußerte Bitten umzusetzen.